Un poco de música siempre será el complemento ideal para diferentes tipos de eventos. Desde cenas, celebraciones, bodas u otro tipo de organización de mayor nivel requieren siempre poner el punto y aparte a través de la contratación de un espectáculo que definitivamente marque la diferencia.
Que no falte la música en tu evento
La música en vivo es reconocida como un elemento sorpresa y de entretenimiento para los invitados que se tengan, así como el objetivo que se quiera lograr con respecto al evento a planificar.
Hay puntos bien interesantes que tomar en cuenta antes de proceder a contratar artistas, de manera que sea lo más acorde posible con respecto a la organización y características del evento.
Lo primero que se debe definir es qué tipo de eventos se va a planear, es decir si es público, privado, gratuito, pago y obviamente la magnitud y sentido del mismo.
Primer paso: definir el tipo de evento
- Público: Si es de carácter social, bien sea obra benéfica o que pertenezca algún departamento oficial de estado y qué número de personas albergará.
- Privado: Si es un evento social íntimo, como bodas, celebraciones, cenas o corporativo.
- Gratuito: Evento con artistas de renombre pero sin cobrar las entradas, esto está relacionado con el tipo de organización, es decir si es benéfico o a nombre de alguna fundación.
- Con entradas: Evento con artistas o un artista de renombre, tipo concierto, con un objetivo lucrativo en común de las partes.
Segundo paso
El presupuesto asignado para dicho evento forma parte de lo esencial que debemos conocer, puesto que de esta partida dependerá cómo funcionará el evento, el alcance que tendrá y el tipo o los tipos de artistas que se requerirán.
Tercer paso: Obligaciones
Ciertas condiciones se utilizan para los eventos sean del carácter que sean, son especificaciones de carácter obligatorio, los cuales son totalmente imprescindibles a la hora de realizar cualquier tipo de contratación para lo que se quiere planificar:
- Contratación de seguridad privada
- Seguro de Responsabilidad Civil.
- Seguro de Suspensión
- Servicio de ambulancias
- Tasas o tipo de impuestos según sea el caso
- Accesos para personas con algún tipo de impedimento
Cuarto Paso: Conozcamos el tipo de público
Es determinante conocer el tipo de público que tendremos asistente para el evento, porque de ello dependerá qué tipo de artista es el que se va a contratar.
Es decir, si se contará con un solo tipo de público o si éste será mixto. Se debe tener acceso a informaciones como grupos de edades, gustos musicales, entre otros. En este sentido hay bandas o artistas que tienen un repertorio variado que podría ser una solución para así complacer a todos los asistentes.
Recuerda que este punto está estrechamente ligado con el presupuesto con el que se cuenta, y si se tiene la capacidad financiera para la contratación de varios artistas en escena o uno solo.
Quinto paso: Conocer el lugar donde se realizará el evento
Las condiciones físicas o instalaciones deben seleccionarse tomando en cuenta el tipo de evento que se planifica así como el artista que se contratará y este punto es sumamente importante cuando se trata de artistas famosos.
Entre las características que podemos tomar en consideración se encuentran:
- Aforo del recinto
- Instalaciones cerradas o al aire libre
- Acústica del lugar
- Camerinos para los artistas
- Dimensiones del escenario
- Necesidad de alquiler de Baños portátiles, de ser necesario
- Espacio para barras de comida y bebida
- Salidas de emergencia
Sexto paso: Rider del Artista
¿Qué es el rider? Este es un documento que rige las especificaciones o requerimientos técnicos y personales que el artista requiere para poderse presentar en algún lugar.
Siempre es importante determinar cada uno de los puntos y que sean por escrito para que la información se maneje de forma adecuada a fin de cumplir a cabalidad lo solicitado y que formará parte de la contratación.
El rider técnico: Se refiere a todas las especificaciones con respecto al escenario, acústica, sonido, iluminación, entre otros. Aquí tienes más información del rider técnico.
El rider personal: Se refiere a los camerinos, mantenimiento, alojamiento, seguridad.
Séptimo paso: Búsqueda de patrocinadores
Aun cuando se cuente con un presupuesto para la organización, dependiendo el tipo de evento es necesario buscar personas o empresas que patrocinan la actividad. Si es un evento privado no será necesario, pero si es público o con entradas si lo es.
Entonces lo más recomendable será realizar una lista de posibles empresas que puedan formar parte de los patrocinadores y esto dependerá del tipo de público para el que va dirigido. Se debe diseñar y presentar una propuesta clara donde se determine los objetivos del evento, cuál será el aporte y cuáles serán los beneficios que éste obtendrá al formar parte de la organización.
Cuando el evento es de gran magnitud así como el artista entonces será menos complejo la búsqueda de personas o empresas que quieran invertir en la idea.
Octavo paso: La promoción
Para que el evento tenga éxito, bien sea público o privado, debe realizarse la promoción adecuada.
En el caso que sea privada será imprescindible el diseño y entrega de tarjetas. Si es una actividad pública entonces será necesario publicitar anunciando el cantante o artista que participará. En este punto se define el diseño de la imagen que será aportada por el artista.
